OPENKM es una solución opensource para la administración del conocimiento y el manejo electrónico de documentos, este software puede ser usado tanto por empresas grandes como por PYMEs. Es una herramienta muy útil para procesar y administrar el conocimiento de una empresa ya que además de ser flexible y robusto es gratis en comparación con otras alternativas de paga.
Este sistema administrador de conocimiento permite centralizar toda la información de la compañía en un sólo punto, garantizando así la seguridad de los datos. De igual forma permite el manejo de usuarios con diferentes niveles de permisos para dar acceso a diferente tipo de información. Trabaja sobre un navegador, por lo cual no necesita de instalación en los clientes, soporta Firefox, Internet Explorer, Safari y Opera. Realiza respaldos para mantener a salvo la información en caso de algún siniestro o falla del sistema.
¿Por qué usar OPENKM?
El uso de sistemas administradores de conocimiento en una compañía ayudan a tener una administración más efectiva del conocimiento y de los recursos disponibles dentro de una empresa. Esto genera mayor productividad en un mediano término además de que permite el acceso a esta información desde cualquier punto vía web.
OPENKM permite organizar, administrar y compartir el conocimiento de una empresa por medio de los archivos que se manejan. Al compartir toda la información, los usuarios conocen y tienen acceso al conocimiento y archivos que se encuentran en la empresa, de esta forma aumentan la productividad a mediano plazo ya que se comparte el conocimiento adquirido además de que no se pierde tiempo buscando respuestas o soluciones a problemas conocidos.
Principales características
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Utiliza un cliente Web, no necesita de instalaciones
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Administración de varios tipos de documentos, permisos, accesos, manejo de bitácoras
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Manejo de metadatos para trabajo grupal
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Administración de vistas para diferentes tipos de usuarios
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Búsquedas dentro de diferentes tipos de archivos
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Manejo de usuarios
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Repositorio y control de versiones para los documentos seleccionados
Arquitectura
Análisis
La administración del conocimiento se refiere a técnicas de construccion, captura, representación, organización y difusión del conocimiento en una organización para mantener su ventaja competitiva. Entonces lo que ofrece OPENKM es basicamente opciones y herramientas para la representación, organización y difusión del conocimiento ya que este software no ofrece nada para las etapas de construcción y captura del conocimiento, es decir estas etapas se tienen que realizar manualmente para luego poder juntar todo en este software.
En cuanto a las formas del conocimiento, como todo se tiene que tener listo para insertarse en OPENKMS, las formas en que se dio el conocimiento no son claras, simplemente el conocimiento se representa y se administra dentro de esta plataforma, si acaso se podrá determinar si ciertas cosas son procedimientos o reglas.
Esta plataforma no maneja sistemas de produccion. Por otra parte al ser un programa genérico para la administración del conocimiento muchas etapas de desarrollo que involucran a los empleados de la empresa no estan contempladas siendo esta una solución impuesta en lugar de una solucion generada con la participación del personal de la empresa.
Este programa tampoco permite la introducción de reglas para generar resultados automáticamente (problema de los canibales y los misioneros) más bien se centra en la administración, representación y difusion del conocimiento de la empresa.
Opinión personal
OPENKM parece ser una buena solución para empezar a administrar el conocimiento de una empresa ya que brinda soporte para la organización, administración y difusión del conocimiento. Su punto débil es que no ofrece nada que ayude o permita crear nuevo conocimiento, es decir, no ofrece soporte para este tipo de etapas.
Sería bueno que se le agreguen herramientas que faciliten la generación de nuevo conocimiento es decir opciones que faciliten a los usuarios generar e insertar este nuevo conocimiento dentro de OPENKM de manera fácil e intuitiva.
Por otra parte las ventajas de OPENKM es que es un software gratuito lo cual lo hace una opción viable para iniciarse usando sistemas de administración de conocimiento, además se maneja en un entorno web lo que hace que sea fácilmente accesible por cualquier usuario dado de alta en la base de datos.
Ahora bien, su manejo y administración del conocimiento es bastante básico ya que solo administra el conocimiento como si tuviéramos una enorme base de datos, pero más compleja. Entonces le faltan requerimientos para que pueda ser un verdadero sistema de administración del conocimiento.
Finalmente puedo concluir que OPENKM es un sistema open source que nos permite introducirnos a sistemas de administración del conocimiento, sin embargo si realmente se quiere administrar el conocimiento es necesario buscar otro sistema, ya que este es muy básico y simple.
Screenshots
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Prueba OPENKM
Información e imágenes tomadas de www.openkm.com
Osvaldo Huerta
